Deux choses accaparent le temps non facturable d’un petit cabinet : décider quelles demandes valent la peine d’être acceptées, et répondre aux clients qui veulent savoir où en est leur dossier. Les deux peuvent être systématisées, et ni l’une ni l’autre ne fait partie de la formation des avocats.
Services professionnels axés sur les documents. Documents, échéances et approbations relient le client au prochain responsable. Chaque spécialité a ses règles d’accès, ses exigences de révision et son processus de livraison.
Sous-créneaux couverts : Dommages corporels, Droit de la famille, Droit immobilier et transactions immobilières, Droit des affaires et droit commercial, Droit du travail et de l’emploi, Testaments, successions et planification successorale.
Vous avez probablement ce problème si :
L’accueil des nouveaux clients dépend de la personne qui répond au téléphone.
La vérification des conflits d’intérêts repose sur la mémoire et un tableur.
Les clients appellent pour savoir où en est leur dossier, parce que rien d’autre ne les en informe.
Les demandes de documents partent au cas par cas et sont relancées de façon inégale.
Vous ne pouvez pas classer les demandes du mois par valeur.
Ce qui brise sur le plan opérationnel :
L’accueil des demandes est assuré par la personne qui répond au téléphone, sans qualification ni consignation uniformes.
Les vérifications de conflits d’intérêts se font à la main, de mémoire et avec un tableur.
Les clients appellent pour savoir où en est leur dossier parce qu’ils n’ont aucun autre moyen de le savoir.
Les demandes de documents aux clients partent au cas par cas et les relances sont inégales.
Ce que nous bâtissons :
Accueil structuré et évaluation des demandes. Un accueil uniforme qui recueille les mêmes faits chaque fois et signale les dossiers qui méritent l’attention d’un associé.
Registre de vérification des conflits. Les parties sont consignées et vérifiées systématiquement dès l’accueil, plutôt que de mémoire.
Page d’état du dossier pour le client. Une page en lecture seule par dossier qui indique l’étape et la prochaine action, ce qui élimine la plupart des appels de suivi sans rien exposer de ce qui est protégé par le secret professionnel.
Collecte de documents auprès des clients. Des listes de contrôle par dossier avec relances automatisées, en français ou en anglais.
Une page d’état pour le client crée-t-elle un risque?
Pas si elle se limite à l’étape et à la prochaine action plutôt qu’au contenu du dossier. Le risque qui inquiète vient de l’exposition des documents ou des notes. Une page qui indique que le dossier en est aux interrogatoires préalables et que la prochaine étape est une demande de documents est sûre, et elle élimine la plupart des appels.
Comment qualifier les demandes sans refuser de bons dossiers?
En les évaluant plutôt qu’en les filtrant. Chaque demande est consignée et classée; rien n’est rejeté automatiquement. Le but est d’ordonner l’attention d’un associé, pas de laisser le logiciel décider quoi refuser.
Est-ce que ça remplace le logiciel de gestion de cabinet?
Non. La facturation, la comptabilité en fidéicommis et la gestion documentaire relèvent de votre logiciel de gestion de cabinet. L’accueil, la communication avec les clients et la collecte de documents sont les lacunes, et ce sont souvent les modules les plus faibles des grands logiciels.
La communication bilingue avec les clients est-elle nécessaire au Québec?
C’est à la fois une attente des clients et, pour les cabinets qui servent des consommateurs, une obligation légale. Les textes destinés aux clients devraient être rédigés dans les deux langues plutôt que traduits automatiquement, parce que les clients le remarquent tout de suite.
Dernière révision le 22 août 2026
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